Datev Belegtransfer für Mac

Ein häufig diskutiertes Thema ist der fehlende Belegtransfer zu Datev Unternehmen Online mit Mac und MacOS.

Oder anders gefragt: wie bekomme ich möglichst schnell und einfach ohne ständiges Smart-Login am Mac meine Belege zu Datev Unternehmen online hochgeladen?

Schauen wir uns zunächst einmal an, was genau der Belegtransfer für Windows macht:

Hauptfunktionen Datev Belegtransfer für Windows

1. Automatisierte Übertragung von Belegen: Der Belegtransfer ermöglicht es, Belege direkt in das DATEV-konforme XML-Format zu exportieren und sicher über „Unternehmen Online“ an die Steuerberatung zu übermitteln.
2. Unterstützte Dateitypen: Die neueste Version des Belegtransfers unterstützt eine Vielzahl von Dateitypen, darunter PDF, XML, XLSX, DOCX, und mehr.
3. Anmeldungsmöglichkeiten: Die neue Version V.5 ermöglicht die Anmeldung per DATEV SmartLogin, was die Nutzung flexibler macht.
4. Optimierung für moderne Displays: Die Version V.5 ist für hochauflösende Displays optimiert, was die Benutzerfreundlichkeit verbessert.

Vorteile der Windows Version

• Zeitersparnis: Durch die Automatisierung des Belegtransfers wird der Aufwand minimiert, und Fehler bei der manuellen Eingabe werden vermieden.
• Papierlose Buchhaltung: Der Belegtransfer fördert eine umweltfreundliche und effiziente Kommunikation mit dem Steuerberater.
• Revisionssichere Archivierung: Die Übertragung erfolgt revisionssicher, was die Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen erleichtert.
• Flexibilität: Der Belegtransfer kann sowohl für Eingangs- als auch für Ausgangsrechnungen genutzt werden.

Was bekommt man hier eigentlich genau? Im Prinzip ist es eine .exe Datei, d.h. hier wird eine kleine Software auf einem Windows Rechner installiert wie im Screenshot zu sehen. An sich ist das eine super praktische Software, die bei der Buchhaltung ziemlich Zeit einspart. Bei Windows kommt noch hinzu, dass man sogar den USB Stick (SmartCard) verwenden kann. D.h. man öffnet einfach am Windows PC den Belegtransfer, lädt die Dateien hoch und schon sind sie beim Steuerberater.

Leider gibt es hier von Datev keine Lösung für Mac und es ist auch in Zukunft nichts geplant. Daher haben wir uns eine eigene Lösung überlegt und einen simplen Datev Belegtransfer für Mac programmiert.

Was gibt es für Alternativen zum Datev Belegtransfer für Mac?

• Smart Login über den Browser bei Datev Unternehmen Online, hier können dann über die Website die Belege hochgeladen werden
• Versand der Belege via E-Mail an Datev

Sind diese Lösungen praktisch? Nicht wirklich. Entweder muss man sich umständlich bei Datev einloggen (ohne Smartphone geht nichts) oder es verursacht viel manuelle Arbeit, in dem man jeden Belege manuell per E-Mail versendet.

Die Lösung: Automatischer Upload der Belege zu Datev Unternehmen mit Mac

Wir haben eine eigene App programmiert, die ähnlich dem Beglegtransfer für Windows funktioniert. Die Lösung ist so einfach, dass man nicht mal mehr eine Software oder App benötigt am Mac.

Es wird ein sogenanntes Netzlaufwerk eingerichtet, das erscheint dann bei MacOS wie eine externe Festplatte. Hier werden dann einfach die PDF-Belege hinein kopiert. Anschließend wird alle 5 Minuten die Datei in den jeweiligen Ordner bei Datev hochgeladen und archiviert.

Die Ordnerstruktur ist dann genau so, wie der Steuerberater bei Datev auch die Belegsordner angelegt hat:

– Rechnungseingang
– Rechnungsausgang
– Kasse
– Sonstige

Im Hintergrund auf dem Netzlaufwerk (Webserver) arbeitet ein PHP Script, das per Cronjob angestoßen wird alle 5 Minuten. Das prüft, ob es neue Dateien im Ordner gibt und verarbeitet diese. Wir nutzen dafür die PHP Mailer Funktion. Gibt es eine neue Datei im Rechnungseingang, wird die Datei im Hintergrund automatisch per Mail zu Datev gesendet.

Was wird benötigt?

• Ein Webhosting / Webspace Paket mit folgenden Voraussetzungen:
  • PHP 8
  • Cronjob
  • Netzlaufwerk / Webdisk (Verbinden des Webspaces als Festplatte auf dem Mac)
  • SMTP E-Mail Adresse (kein Outlook 365)
  • Genügend Speicherplatz für die Belege
    
• Empfehlung für das Webspace: all-inkl.com, gibt es hier ab 9,95 EUR mtl. im Premium Tarif mit Webdisk
• Ein SMTP Postfach (E-Mail Adresse) für den Versand der Mails (Outook 365 geht nicht!), das ist dann im Webhosting Paket inkludiert
• Ein Netzlaufwerk (Webdisk, siehe hier: https://all-inkl.com/webhosting/premium/)
• Einen Cronjob für die Verarbeitung des PHP Scripts
• Ein PHP Script, welches den Job ausführt (stellen wir gegen Gebühr zur Verfügung)

Das klingt alles zu kompliziert, wer kann mir helfen?

Wir können helfen. Da wir das Script bereits erfolgreich bei uns seit längerem einsetzen, stellen wir das gegen eine Gebühr und eine Einrichtungspauschale zur Verfügung. Wir können die komplette Integration übernehmen. Kontaktiert uns hierzu gerne bei info@hobytes.de und wir finden eine Lösung 🙂